A kötelező adatszolgáltatás minden számlára vonatkozik, szóval az adóhatóság minden számlaadatot látni fog. Néhány speciális eset kivétel ez alól, ezeket a szolgáltatásokat az Áfa tv. 45/A §-a részletezi. Az adatszolgáltatás a sztornó és a helyesbítő bizonylatok kiállításakor is kötelező. Továbbá fontos, hogy amennyiben belföldi adóalany részére kerül kiállításra számla, szerepeltetni kell a bizonylaton a befogadó adószámát.

Hogyan kell elvégezni a kötelező adatszolgáltatást?

Kétféle lehetséges módja van az adatszolgáltatásnak. Amennyiben kézi számla került kiállításra, manuális rögzítéssel lehet adatot szolgáltatni. Vagyis minden egyes hagyományos módon kiállított bizonylatot egyenként kell eljuttatni az adóhatóságnak a NAV Online Számla felületén. 

Amennyiben online számlázó program segítségével került kiállításra a bizonylat, a rendszer elektronikusan továbbítja az adatokat a NAV felé. Például a Billingo online számlázó esetében néhány beállítást követően az adatszolgáltatásra kötelezett bizonylatok adatainak továbbítása automatikusan történik.

Kézi számlázás helyett online számlázó program használata

Az adatszolgáltatástól függetlenül is rendkívül idő- és energiaigényes a kézi számlázás. Duplán kell dolgozni, mivel a számlán szereplő adatokat kézzel kell kitölteni, a kötelező adatszolgáltatás miatt pedig egyenként a NAV Online Számla rendszerébe is fel kell vezetni azokat. Ráadásul ezzel a módszerrel a hibalehetőségek száma is jelentős.

Azok a számlák, melyek helytelenül vagy határidőn túl kerültek feltöltésre, bírságot eredményezhetnek. Ennek összege akár a 200 ezer forintot is elérheti, ha az adószámos magánszemélyek vagy az egyéni vállalkozók hibáznak. Amennyiben cégek vagy egyéb szervezetek töltik fel helytelenül vagy pedig határidőn túl az adatokat, akár 500 ezer forintot is fizethetnek.

Nyugták esetében nem kell mindig adatot szolgáltatni 

Mennyi idő áll rendelkezésre az adatszolgáltatáshoz? Mindössze négy naptári nap azt követően, hogy kiállításra került a számla. Így kell eljárni, ha nem kerül sor áfa felszámítására és akkor is, ha nem éri el az áthárított áfa összege az 500 ezer forintot. Azonban nyugták esetében nem kell mindig adatot szolgáltatni. 

Nyugták esetében akkor nem kell adatot szolgáltatni, ha a törvény számlaadásra nem kötelez, és a vásárlás során a vevő azonnal kiegyenlíti a teljes ellenértéket. Azonban bizonyos esetekben kizárólag online pénztárgéppel adható nyugta, ekkor természetesen automatikusan továbbításra kerülnek az adatok az adóhatóság felé.